利用 Sharepoint 小組網站的行事曆進行借用管理簡單做法 02 核准與使用權限設定

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在上一篇中，我們講述了 Sharepoint 小組網站中的行事曆，如何新建與設定，我們再看一下上次這張圖。

我們，希望有位（多位）同仁可以進行審核，通過審核的借用才會出現在「心路發達號」的借用行事曆上，這樣的操作要如何設定呢？

四、設定填寫申請後需要核准，這個部分的操作，要先進入「心路發達號」的清單設定

1.由小組網站的網站內容，進入「心路發達號」的清單設定

2.找到「版本設定」功能～

3.把「核准內容」的設定改成「是」

如此一來，以後所填寫的申請，就必須要先經過核准，才會顯示在行事曆上囉！

我們現在來看一下借用填寫的畫面，看看和之前有何不同！

您可以看到這清單上多了一份提示：「這個清單上的項目需要經過內容核准。在具有適當權限的人員核准前，您提交的內容並不會出現在公用檢視中。」

就是告知填寫者，填完借用單後，不會直接出現在借用的行事曆上給別人看到。補充說明一下：您填寫的借用單，自己看得到，有核准權限的人員也看得到，但其他沒有核准權限的同仁是看不到的。

在「心路發達號」的「設定」裡面，這邊還有一個「進階設定」要調整一下喔～

要把「項目層級權限」設定為「建立項目及編輯使用者建立的項目」！

這個設定是限制「只能編輯自己所寫的項目」用的！

五、設定使用者權限設定

其實，現在這個借用清單，其他同仁是無法進來填寫的喔！要看您小組網站的權限設定為何啦～有權限的人才能填寫，我們現在就來確認權限的事！

這裡，有一個分支決定點，您是要讓整個小組網站分享出去給同仁使用？還是您只要分享這個借用清單給同仁使用就好呢？就是在上一篇中「一、進入(建立)小組網站」有提到一下！

不管您選擇哪一個，其設定方法是一樣的，只是設定的地方不同～我們依序講一下它設定的地方在哪裡，再來說明該如何設定。

1.如果要開放整個小組網站，整個小組網站設定權限的位置，從小組網站的右上角齒輪圖案，點選「網站權限」！

再進入「進階權限」設定！

可以看到如下畫面：

先到這裡～等下再解釋喔！

2.如果只要開放借用「心路發達號」清單給同仁使用，清單的權限設定位置在清單的設定中～

找到「此清單的權限」

點進去以後，

好的，到這裡您就要決定，是要調整整個小組網站的權限（如果您那個小組網站就是專門用來做公務車借用的化，當然要調整小組網站的權限囉！），還是，只要調整這個「心路發達號」的清單就好。

我這邊只是示範，所以，調整這個「心路發達號」的清單就好，但之後的概念是一樣的，不用擔心！

3.斷開連結～原則上不管是清單還是小組網站，權限都是繼承上一層連結而來，您依照清單還是小組網站的需求，我們可能要賦予不同的同仁不同的權限，所以我們現斷開連結，讓這個清單還是小組網站，有自己獨立的權限管理，以後就不要考慮上一層到底繼承到什麼了！直接指定可以使用的同仁就好。

斷開連結～在權限設定畫面上的左上角會看到「停止繼承權限」！

他會問～按「確定」吧！

4.先確定與解釋一下這權限設定畫面上的東西

我這邊小組網站的名稱叫「jasonTest」，所以，您會看到目前有三個權限群組，都是用 jasonTest 開頭的，所以您看到的應該跟我不同喔～依序由下向上說明一下。

原則上「訪客」應該是最受限的，我們可以把它當成給一般同仁使用的權限，只要是這個 Office 365 組織中的同仁（除你或小組網站建立者外），看到這個清單或小組網站都會套用此權限近來。而這邊後方的「權限等級」寫的是「讀取」是不恰當的，光讀取是無法填寫借用申請，我們等一下會調整它！

「成員」我們可以把它規劃成車輛管理員的使用層級，後方的「權限等級」寫的是「編輯」其實也是不夠，等下我們再來修改。

「擁有人」就是擁有最高權限囉～當然就是你或系統管理員這類的同仁，需要有這清單或小組網站「完全控制」權限的同仁囉，就要把他放在這個層級。

5.先指定某些同仁並賦予適當的權限。

先來確定擁有人有哪些同仁好了～點選「xxxx擁有人」那個項目～

可以看到類似如下的畫面，當然，使用「新增」，來把同仁加進去囉！

加入的畫面大概像這樣：

您可以直接在上面的方框中輸入您想要邀請的人員，記得，這裡是「擁有人」的設定喔～看您要給哪些人有「擁有人」的權限，當然要確認那個人不會亂搞此小組網站或清單呀！下面有個選項，您可以看看是否要寄送 EMail 給對方，預設是會寄送的！

「成員」的新增同仁的設定方法就不贅述了，重點是「擁有者」是可以設計表單的，但，我們「成員」通常是物品的管理者，他們不負責設計或修改清單的結構，他們只要負責有人來申請，核准與管理物品就好。

要講一下「訪客」這邊～點選「訪客」的群組～

這裡應該會有「外部使用者以外的所有人」，如下：

這就是這個 Office 365 組織內的所有人啦～萬一這裡面是空的！沒關係，我們自己新增一個就是了！

在邀請人員的方框中打「所有人」～就會出現「外部使用者以外的所有人」了，當然，要記得把發送 EMail 的打勾拿掉喔！不然，我猜會很多人問您「發生什麼事」或「那是啥」，哈哈！

當然，如果您組織中，能借車的人是有特定人員的話（不是開放給所有同仁），您也可以就加入那某些人就好。也可以把「外部使用者以外的所有人」拿掉！拿掉方法如下，請參考：

勾選要拿掉的同仁～由上方「動作」下拉，「從群組移除使用者」。

6.為「訪客」及「成員」群組調整使用表單的權限。

之前有提過，「訪客」只有讀取的話，是無法填寫清單，「成員」只有編輯也無法進行核准，我們現在來調整這部分的設定。

一樣先進到權限設定的主頁，我們先調整「訪客」的部分～勾選「xxxx訪客」前方的方框，選擇上方的「編輯使用者權限」。

請把「參與」也勾選起來～這樣「訪客」同仁才能進行借用資料的新增呀！

同樣的再編輯「xxxx成員」的使用者權限，賦予「設計」的權限。

這樣一來，權限的設定就完成囉！

六、物品管理者（主責人）要「訂閱」清單

這個部分是要提醒物品主要管理員的功能，物品管理員要怎麼知道，有人來填寫申請單，來借用物品呢？其實只要使用清單上的「訂閱」功能就好了，以後只要有人新增或修改項目，Sharepoint 會自動發 EMail 通知您喔！要如何操作？先打開清單囉！

從上方的「事件」頁籤，選「提醒我」，「管理我的提醒」。

選到~「新增提醒」！

選到您所管理的物品清單～像這裡是「心路發達號」囉～下一步！

原則上選預設的情況就可以了，當然，建議您仔細看一下您是否要調整設定。

以上就大致設定完成囉！

七、來試用看看吧！

我找個人來借用「心路發達號」吧，上線給大家用之前，自己總要測試測試！

簡單填寫一下吧！

管理者就會接到一封  EMail 通知～如下：

管理者接到通知後，可以直接去看借用清單～

這是管理者看到的畫面：

由於這筆資料尚未審核，其實其他的同仁（非「成員」權限以上的同仁）是看不到這筆資料的，所以，會不會也有同仁再借這個時段呢？會，這就是看你們的內定規則囉～比如先訂先贏，後訂的就放棄囉！或有什麼你們自訂的排序，比如說表定維修因安全考量第一優先...之類的，規則公開透明就好。

接下來，要如何同意這筆借用呢？

管理者直接點選該筆資料，在該筆資料上方有「核准/拒絕」按鈕（「成員」權限的同仁才會看到），直接點選囉！

您就可以看是要「已核准」還是「已拒絕」了！

當此筆資料核准之後，此一行程就會出現在「心路發達號」的行事曆上，其他需要借用「心路發達號」的同仁，就能參考現有的行程，找空閒去借用了。

八、建立核准狀態查詢，方便維護！

不知您有否發現，其實從行事曆的畫面，是看不出某一個行程是「擱置」還是「核准」或甚至「拒絕」了，如果管理者在一收到信就立刻可以上線核准，資料不多時還好找，但萬一有人一次借個十多筆，橫跨好幾個月，那麼要找到尚未核准的資料就不是那麼容易了（一個月一個月翻，又看不出那一筆要處理，不便！），所以，我們可以設計一個用「核准狀態」來顯示的檢視畫面，方便讓我們直接找到「擱置」尚未處理的借用登記，直接來處理會方便一些。

1.先進入清單的設定畫面

這次我們要下捲畫面，找到「檢視」的區塊，點選「建立檢視」～

選擇「標準檢視」～

我們給這個檢視一個名字，就叫「心路發達號核准狀況列表」吧！然後我們選定要在這列表中出現的欄位，比如說：標題、位置、開始時間、結束時間、核准狀態、核准者註解～當然，如果您需要，也可以多挑幾個有參考價值的欄位～

重點是要捲動至下面～展開「群組依據」那個區塊～選擇「核准狀態」！

設定好後，要記得存檔！那這個檢視以後可以在哪裡看到呢？

進入「心路發達號」的行事曆，從上方「行事曆」中找到「目前檢視」，然後下拉，便可以找到「心路發達號核准狀況列表」了。

點選之後，可以看到如下畫面：

就可以展開「擱置」的資料，然後一筆一筆的去核准或拒絕囉！

當然，這些檢視可以設計一個網頁，直接用連結去連，不一定要從行事曆畫面進去啦～這些部分就暫時不提囉～不然，文章寫不完囉。

九、未盡之處

未盡之處還有很多，比如說：

1.小組網站「整體性」的設計，有機會可以跟大家分享，以這個借車功能來說，如果貴機構有多台車輛的話，在這小組網站內也可以提供一些車籍資料、保險資料之類的～或者借用守則、維護資訊...等！

2.如果機構內有多台車，若有需要，可以建立一個行事曆，利用疊加行事曆功能，顯示多個行事曆狀況（就是多台車的行事曆可以放在一起）。

3.統計報表～依照出借物品的特性，設計特定的統計報表，可以看出該物品的貢獻！比如說，我們心路有雲端（線上）會議室的借用，我們每年就可以依照參加線上會議的統計資料，大聲的說，省了多少交通費之類的。

... 其實，還有很多啦！有機會再分享囉！